Politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en février 2025.
Introduction
Association Romande des Médecins est soucieux de la protection et de la confidentialité des données personnelles et s’engage à assurer le meilleur niveau de protection à vos données personnelles en conformité avec les réglementations en vigueur sur la protection des données personnelles.
Cette Politique de confidentialité régit l’utilisation de notre site et de nos services. Elle s’applique à toutes les données personnelles que la Fondation de prévoyance professionnelle en faveur de AROMED (« Fondation » ou « nous ») traite dans le cadre de l’exécution de la prévoyance professionnelle obligatoire et surobligatoire. Elle explique comment nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons les informations personnelles que vous nous fournissez. Elle explique également vos droits en matière de confidentialité et comment vous pouvez exercer ces droits.
1. Destinataire de la notice de confidentialité
Sont concernées par cette notice toutes les personnes physiques dont nous traitons les données personnelles.
Nous collectons, en particulier, les données personnelles des catégories de personnes concernées suivantes (les « Personnes Concernées » ou « vous »):
- les assurés actifs, les bénéficiaires de rente, ainsi que d’autres bénéficiaires;
- les interlocuteurs des fournisseurs et des partenaires de la Fondation (notamment gestionnaire, employeurs affiliés, réassureur, autorités, banques, réviseur, expert);
- les membres du Conseil de Fondation;
- les prestataires externes;
- toutes autres personnes qui nous contactent.
2. Données collectées
Types de données
Le terme de « Données Personnelles » désigne toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée (p.ex. prénom, nom) ou identifiable (p.ex. numéro AVS). Les Données Personnelles que nous traitons se rapportent aussi bien à des personnes assurées et des bénéficiaires de rente qu’à des tiers. Elles peuvent être collectées par la Fondation directement auprès de chaque Personne Concernée ou, dans certains cas, via des sources externes.
Lorsque vous nous faites parvenir des Données Personnelles de tiers, vous devez (i) vous assurer que celles-ci sont exactes, (ii) informer ces tiers du transfert de leurs Données Personnelles à la Fondation et (iii) leur remettre une copie de cette notice.
La Fondation peut être amenée à traiter notamment les catégories de Données Personnelles suivantes:
- informations personnelles (p.ex. nom, prénom, état civil, sexe, date de naissance, adresse, numéro AVS, langue, informations relatives à la famille);
- caractéristiques professionnelles (p.ex. employeur, fonction, début et fin de l’activité professionnelle);
- identification bancaire (coordonnées bancaires);
- informations financières (p.ex. informations relatives aux salaire, rachats, prestations d’entrée, données collectées dans le cadre de demandes EPL et domicile fiscal);
- données liées à la santé.
Certaines catégories de Données Personnelles sont considérées comme des Données Personnelles sensibles du point de vue du droit de la protection des données. C’est le cas, p. ex. des données concernant la santé et les prestations d’aide sociale. La Fondation ne traite de Données Personnelles sensibles que dans le contexte de l’exécution de la prévoyance professionnelle, en particulier pour le traitement des cas d’invalidité.
Les données que vous nous fournissez
Les données que nous traitons sont tout d’abord les données que vous nous fournissez via nos formulaires de souscription. Il s’agit de vos données d’identification, de vos données de contact.
Le caractère obligatoire des données collectées vous est signalé lors de la collecte par un message. Renseigner certaines données est obligatoire seulement lorsque cela nous est nécessaire pour traiter votre demande afin de répondre de manière pertinente à votre demande.
Si les données obligatoires ne sont pas renseignées, nous ne pourrons pas vous fournir le service que vous souhaitez.
Nous traitons également des données que vous téléversez (« uploadez ») sur nos Sites et applications. Nous ne demandons jamais d’informations dites sensibles (informations raciales ou ethniques, opinions politiques, opinions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, santé, orientation sexuelle). Nous vous déconseillons de renseigner de telles données lors de l’utilisation de nos Services.
Les données d’utilisation de nos services
Lorsque vous visitez notre site ou utilisez nos services, nous pouvons également recueillir certaines informations de manière automatique, y compris votre adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez, les pages que vous visitez, les dates et heures d’accès, et d’autres statistiques.
3. Utilisation des données collectées
Le traitement des Données Personnelles est effectué avant tout pour l’exécution de la prévoyance professionnelle en vertu de la législation sur la prévoyance professionnelle, en particulier la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (« LPP ») et la loi fédérale sur le libre passage (« LFLP ») ainsi que les ordonnances correspondantes. Ainsi, la Fondation traite les Données Personnelles des Personnes Concernées dans les buts suivants:
Sur la base de la législation sur la prévoyance professionnelle
La Fondation traite les Données Personnelles des Personnes Concernées conformément à la législation sur la prévoyance professionnelle, notamment pour:
- conclure et gérer les contrats d’affiliation et admettre les assurés;
- accomplir les tâches que lui assignent la LPP et ses ordonnances d’exécution;
- examiner et traiter les cas de prévoyance;
- calculer et percevoir les cotisations;
- établir le droit aux prestations, les calculer, les allouer et les coordonner avec celles d’autres assurances sociales;
- faire valoir une prétention récursoire contre le tiers responsable;
- évaluer la santé, la gravité de l’affection physique ou psychique, les besoins et la situation économique des Personnes Concernées.
Sur la base des intérêts légitimes de la Fondation
Par ailleurs, la Fondation peut traiter des Données Personnelles en relation avec des intérêts légitimes qu’elle poursuit, notamment pour améliorer l’organisation, les prestations et les processus internes de la Fondation. Nous utilisons vos informations personnelles pour fournir et améliorer notre site et nos services, pour vous envoyer des mises à jour, pour vous envoyer des publicités ciblées, pour assurer la sécurité de notre site, pour nous conformer à la loi, et pour d’autres fins commerciales légitimes.
Sur la base du consentement de la personne Concernée
Pour tous les traitements de Données Personnelles qui ne peuvent être basés sur les finalités ci-dessus, la Fondation collecte le consentement de la Personne Concernée.
La Personne Concernée comprend que, tant qu’elle a autorisé la Fondation à traiter ses Données Personnelles pour certains buts, le traitement en question est licite. La Personne Concernée peut retirer son consentement en tout temps. Toutefois, son consentement demeure valable pour tout traitement de Données Personnelles effectué avant le retrait de son consentement.
4. Destinataires des données collectées
Principe de non-transmission
Les Données Personnelles de personnes assurées ou de bénéficiaires de rente en relation avec la prévoyance professionnelle obligatoire ne seront communiquées qu’en vertu d’une base légale.
Vos Données Personnelles ne sont pas communiquées de quelque manière que ce soit à des tiers, sauf si (i) c’est nécessaire pour la gestion du contrat d’affiliation ou l’accomplissement de nos tâches légales, (ii) vous l’avez expressément autorisé ou (iii) nous y sommes obligés en raison de dispositions légales ou de décisions judiciaires administratives.
Vos données peuvent, en particulier, être transmises à Argos Pension SA, en charge de la direction et de la gestion de la Fondation, Aromed Medical Service SA, Association Romande de Médecins et aXenta AG.
Nous ne communiquons pas de données sur votre santé ou sur des opérations telles que des rachats, des versements anticipés, à votre employeur. Par ailleurs, vos Données Personnelles ne sont pas communiquées hors de Suisse.
Cas de prévoyance, divorces, litiges entre héritiers
Concernant l’annonce et la survenance d’un cas de prévoyance et d’autres prestations telles qu’un transfert ou un versement de la prestation de sortie, nous pouvons échanger des Données Personnelles, p. ex. avec d’autres assureurs ou institutions de prévoyance, les autorités, des experts médicaux, des banques et des tribunaux. De même, nous pouvons collecter des Données Personnelles et les transmettre, p. ex. à des médecins, des experts, aux autorités, aux tribunaux, et à des avocats. En particulier, lors de divorces et de litiges entre les ayants droit potentiels, nous communiquons des Données Personnelles à des tribunaux et à d’autres institutions de prévoyance ou de libre passage.
Communication de Données Personnelles à des prestataires externes
Nos prestataires externes sont obligés de prendre des mesures appropriées pour la sécurité des données et, s’agissant de leurs sous-traitants, de traiter les Données Personnelles de manière absolument conforme à nos instructions. Nous veillons à ce que la protection de vos Données Personnelles soit garantie pendant toute la durée du traitement en choisissant soigneusement nos prestataires et au moyen de dispositions contractuelles adéquates. Cela concerne notamment les prestations de gestion technique et administrative de la Fondation.
Partage pour les exigences légales
Nous pouvons divulguer vos informations personnelles si nous sommes tenus de le faire par la loi, ou si nous croyons en toute bonne foi que cela est nécessaire pour se conformer à la loi, pour protéger nos droits ou notre propriété, ou pour protéger la sécurité de nos utilisateurs.
5. Sécurité des données collectées
Association Romande des Médecins s’engage à mener une politique de sécurité appropriée, ce qui se traduit par une politique de sécurité logique et matérielle et des mesures de sécurité spécialement adaptées à nos activités. Différents audits sont menés au sein de nos infrastructures.
Les principes suivants président les développements des sites et des applications, tant au niveau infrastructures techniques (Hébergement redondants sécurisés, Politique de sécurisation et de contrôle d’accès), que du point de vue applicatifs (développement des sites et applications) :
- Collecte des données sécurisée;
- Stockage garantissant l’intégrité et la confidentialité des données;
- Sécurisation des environnements de développement;
- Sécurisation de l’accès aux données;
- Formations régulières de nos équipes techniques;
- Limitation volontaire de la sous-traitance (infrastructures, services et développement) et intervention sur des jeux de données tests anonymisés.
6. Durée du traitement et conservation des Données Personnelles
La période durant laquelle les Données Personnelles sont conservées dépend du délai de conservation légal et réglementaire applicable, ainsi que du but du traitement des Données Personnelles. Les règles suivantes sont notamment applicables:
- Lorsque des prestations de prévoyance sont versées, la Fondation conserve les pièces durant 10 ans à compter de la fin du droit aux prestations;
- Lorsqu’aucune prestation de prévoyance n’est versée, la Fondation conserve les Données Personnelles jusqu’au moment où l’assuré a ou aurait atteint l’âge de 100 ans;
- Une durée de conservation plus longue peut se justifier, p.ex. pour permettre à la Fondation d’établir des faits, d’exercer ses droits ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à la Fondation de faire face à une investigation d’une autorité publique, en Suisse ou à l’étranger.
7. Profilage et prise de décisions automatisée
La Fondation ne fait pas de profilage.
8. Droits de la Personne Concernée
En ce qui concerne vos Données Personnelles, vous avez les droits suivants:
- Droit d’accéder à vos Données Personnelles;
- Droit de faire rectifier vos Données Personnelles inexactes ou incomplètes;
- Droit de demander l’effacement ou la suppression de vos Données Personnelles, au cas où elles ne sont pas (plus) nécessaires pour l’exécution de la prévoyance professionnelle;
- Droit de demander la limitation du traitement de vos Données Personnelles, dans la mesure où il n’est pas (plus) nécessaire à l’exécution de la prévoyance professionnelle;
- Droit d’obtenir vos Données Personnelles que nous traitons de manière automatisée et qui ont été collectées sur la base de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine;
- Droit de retirer votre consentement lorsque celui-ci est à l’origine du traitement de vos Données Personnelles, avec effet pour l’avenir (sous réserve de l’art. 3.3 ci-dessus).
Les droits mentionnés ci-dessus pourront être limités ou exclus s’il existe un doute sur l’identité de la Personne Concernée ou si cela est nécessaire pour la protection d’autres personnes, pour préserver des intérêts dignes de protection ou pour se conformer aux obligations légales.
Vous avez la possibilité de déposer un recours auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), si vous craignez que le traitement de vos Données Personnelles ne soit pas conforme au droit.
Vous pouvez exercer ces droits, sans frais, hormis ceux liés à la transmission de la sollicitation, en vous adressant aux adresses suivantes:
- par email: info@aromed.ch
- par courrier: Association Romande des Médecins, Route des Avouillons 30, 1196 Gland, Suisse
Modifications de cette notice de confidentialité
Nous nous réservons le droit d’adapter à tout moment et sans préavis cette notice de confidentialité.
Contact
Pour toute question sur cette notice de confidentialité ou sur le traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez contacter notre conseiller à la protection des données par voie électronique à l’adresse suivante:
- OBERSON ABELS Services SA
- Esplanade de Pont-Rouge 5e
- Case postale 410
- 1211 Genève 12
10. Politique de gestion des cookies
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour recueillir et analyser des informations sur l’utilisation de notre site et pour personnaliser notre contenu et nos publicités. Vous pouvez refuser l’utilisation de cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur.
Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un petit fichier simple envoyé avec les pages de ce site web et stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur ou d’un autre appareil. Les informations qui y sont stockées peuvent être renvoyées à nos serveurs ou aux serveurs des tierces parties concernées lors d’une visite ultérieure.
Qu’est-ce qu’un script ?
Un script est un élément de code utilisé pour que notre site web fonctionne correctement et de manière interactive. Ce code est exécuté sur notre serveur ou sur votre appareil.
Qu’est-ce qu’une balise invisible ?
Une balise invisible (ou balise web) est un petit morceau de texte ou d’image invisible sur un site web, utilisé pour suivre le trafic sur un site web. Pour ce faire, diverses données vous concernant sont stockées à l’aide de balises invisibles.
Cookies utilisés
Consentement
Lorsque vous visitez notre site web pour la première fois, nous vous montrerons une fenêtre contextuelle avec une explication sur les cookies. Dès que vous cliquez sur « Enregistrer les préférences » vous nous autorisez à utiliser les catégories de cookies et d’extensions que vous avez sélectionnés dans la fenêtre contextuelle, comme décrit dans la présente politique de cookies. Vous pouvez désactiver l’utilisation des cookies via votre navigateur, mais veuillez noter que notre site web pourrait ne plus fonctionner correctement.
Comment gérer les cookies ?
Il est possible qu’après votre première visite sur ce site Web nous modifiions les cookies que nous utilisons. Cette Politique relative aux cookies vous tiendra informé de l’origine des cookies qui sont placés sur notre site, des buts recherchés et vous indiquera comment les désactiver. Nous vous invitons donc à la consulter périodiquement.
Plusieurs possibilités vous sont offertes pour gérer les cookies. Tout paramétrage que vous pouvez entreprendre sera susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de Cookies. Vous pouvez faire le choix à tout moment d’exprimer et de modifier vos souhaits en matière de cookies, soit en les désactivant sur votre navigateur web ou refusant la création de cookies:
Paramétrage de votre navigateur
- Pour Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en
- Pour Internet Explorer : https://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-Cookies
- Pour Edge : https://support.microsoft.com/fr-fr/microsoft-edge/supprimer-les-cookies-dans-microsoft-edge-63947406-40ac-c3b8-57b9-2a946a29ae09
- Pour FireFox : https://support.mozilla.org/fr/kb/cookies-informations-sites-enregistrent?redirectlocale=fr
- Pour Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
- Pour Opéra : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies
Liens vers d’autres sites
Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites que nous ne contrôlons pas. Si vous cliquez sur un lien vers un autre site, vous serez dirigé vers ce site. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.
Mise à jour de la politique de protection des données
Nous pouvons mettre à jour notre politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la nouvelle politique de confidentialité sur cette page et mettrons à jour la « Date d’effet » en haut de cette politique de confidentialité. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique de confidentialité.